7 claves para facturar a las Administraciones Públicas

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Con la entrada en vigor el pasado 15 de enero de 2015 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, la factura electrónica es una obligación para los proveedores de las Administraciones Públicas, salvo en algunas excepciones, y deberá presentarse en un punto de entrada de facturas electrónicas único por cada Administración.

Conviene conocer estas 7 claves para no perderse en el proceso:

  •  Exclusión de la obligación a facturas menores de hasta 5.000 €. Cada Administración podrá excluir reglamentariamente de la obligación a facturas menores de hasta 5.000 €, hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación.
  •  ¿A quién obliga? La ley obliga a expedir y remitir factura electrónica prácticamente a todos los proveedores, excepto a personas físicas. Todos los proveedores pueden presentar factura electrónica.
  • Punto general de entrada de facturas electrónicas. FACe es el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (http://face.gob.es). Las Entidades Locales podrán adherirse a la utilización del punto general de entrada de facturas electrónicas que proporcione su Diputación, Comunidad Autónoma o el Estado. Asimismo, las Comunidades Autónomas podrán adherirse a la utilización de FACe. La adhesión de las Comunidades Autónomas o Entidades Locales a FACe es voluntaria, si bien la no adhesión deberá justificarse en términos de eficiencia. Aunque cada Administración tiene un punto de entrada de facturas electrónicas único, la situación para un proveedor que facture a diferentes AAPP puede ser variada, en cuanto a que intervengan diferentes plataformas de envío de facturas.
  • Códigos DIR3. Las facturas electrónicas que se expidan ajustarán la codificación de los órganos administrativos que participen en la tramitación de las mismas a la establecida en el directorio DIR3 de unidades administrativas comunes gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
  • Formato. Las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se emitirán en el formato estructurado Facturae, versión 3.2. Cada factura generada debe incluir los códigos DIR3. La solución avanzada consiste en generar Facturae con DIR3 desde el software de facturación, si fuera posible. O puede utilizar el software Gestión de Facturación Electrónica del Ministerio de Industria, Energía y Turismo dirigido a PYMES, microPYMES y trabajadores autónomos.
  • Firma electrónica. Se realizará conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES). Será necesario disponer de un certificado electrónico apropiado. El software Gestión de Facturación Electrónica del MINETUR también permite firmar. Como antes, la solución avanzada será la que permita firmar desde el software de facturación, si fuera posible.
  • Envío. El proveedor puede presentar las facturas de dos maneras: manualmente en la dirección web del punto de entrada de facturas electrónicas de su cliente (FACe, Comunidad Autónoma, Diputación, Entidad Local), o mediante una interfaz de servicios web para la cual se requiere desarrollo informático por parte del proveedor para integrar sus sistemas con cada punto general de entrada que corresponda. La imagen superior muestra estas dos alternativas para la plataforma FACe. Este mismo esquema interesa que se cumpla con cualquier otro punto general de entrada de facturas electrónicas. Respecto a la plataforma FACe, con el software Gestión de Facturación Electrónica del MINETUR también se puede realizar el envío a FACe desde el propio programa.

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